Trabalho final - Relatório final da oficina

Conceitos básicos de Diplomática

Boa tarde, militantes!
Então, estamos em mais um final de semestre e, para fecharmos com chave de ouro para a nossa linda e amada prova do Professor André, vamos fazer um breve resumo de todos os conceitos básicos que aprendemos durante o semestre. 

-> Documento de Arquivo: 
     - Informação orgânica associada a um suporte material; 
     - Finalidade de prova; vai cumprir o contexto (função) pelo qual foi criado;

-> Função documental: 
     - Motivo pelo qual o documento foi criado;
     - Documento é criado para cumprir a função;

-> Atividade: 
     - Caminho que o documento percorre a partir da função. 

-> Organicidade: 
     - Os documentos de arquivo estão organicamente relacionados entre si em função das atividades da instituição ou personagem que o produziu; 
     - "A organização arquivística deve procurar, sempre, retratar as atividades reais das instituições e, na medida do possível, ser o espelho fiel destas, para que haja a correta contextualização da produção documental, conforme os moldes definidos pela própria dinâmica administrativa da organização" 

-> Classificação: 
    - Atribui nitidez as funções e atividades do "produtor arquivístico";
    - Promove a organicidade do documento; 
    - É antes de tudo, lógica: a partir da análise do organismo produtor do documento de arquivo, são criadas categorias, classes genéricas, que dizem respeito as funções / atividades detectadas;
    - Já separa a documentação pelo fundo, o que facilita a localização futura da mesma;

-> Fundo documental: 
    - É o conjunto de documentos produzidos e/ou recebidos por determinada entidade pública ou privada, pessoa ou família no exercício de suas funções e atividades, guardando entre si relações orgânicas e que são preservados como prova ou testemunho legal e/ou cultural, quando recolhido para guarda permanente.

-> Série documental: 
    - Conjunto de documentos que foram reunidos por uma mesma função; 

-> Diplomática:
    - Disciplina que permite compreender, de modo sistemático, através de método específico, as características básicas e essenciais dos documentos (ligação com o conceito de autenticidade e fidedignidade) 
    - Análise da unidade de arquivo elementar, na espécie documental, ou seja, a estrutura formal do documento; 
    - Disciplina complementar a arquivologia
       -- Diplomática analisa individualmente o documento;
       -- Arquivologia analisa em conjuntos amplos; 

    - Autenticidade:
       -- É o que comprova as características intrínsecas do documento. Ex.: marca d'água nas notas monetárias; um selo... 
       -- Está relacionada a legitimidade, pensa em como o documento foi produzido; 
       -- E um documento pode ser verídico e não autêntico ou vice e versa; 

    - Documento diplomaticamente autêntico: 
       -- É o registro legítimo do ato administrativo ou jurídico, consequência por sua vez, do fato administrativo ou jurídico; 
       -- São aqueles que foram criados de acordo com as práticas do tempo e assinados por pessoas competentes; 

    - Veracidade:
       -- Está relacionado ao conteúdo do documento, se o que ele expõe condiz com o que é real ou não; 

-> Tipologia documental: 
   - Lógica orgânica dos conjuntos documentais; 
   - Responsável por estabelecer a ligação do documento diplomático com a função do título arquivístico; 
   - Como entender um documento dentro do arquivo 
   
   - Análise tipológica: 
      -- suporte: material sobre o qual as informações são registradas; 
      -- formato: configuração física de um suporte, de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado, tais como caderno, códice, folha avulsa, livro, tira de microfilme...
      -- forma: é o estágio de preparação e transmissão de um documento (minuta, cópia ou original). 
      -- gênero: configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizados na comunicação de seu conteúdo (textual, iconográfico, sonoro, audiovisual, informático).
      -- espécie: é a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e natureza das informações nele contidas. Ex.: Memorando, Ofício, Processo, Relatório, Guia, Requisição.
      -- tipo: configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou (espécie+função). Ex.: Relatório de Substituição de Promotores de Justiça, Guia de Encaminhamento, Requisição de Diárias.  


Esperamos poder ajudar a todos. Por fim, boa prova para nós (ou, boa sorte para alguns)!

Classificando o Kit MCEByte

Boa tarde, militantes!

Então, a atividade obrigatória em grupo desta semana consiste em comparar dois planos de classificação, o proposto por Madrid e o outro de acordo com o MEF. 
Fazendo a comparação, o MEF estabeleceu para a administração pública uma estrutura de classificação em dois níveis, função e subfunção, respectivamente. Após a identificação dos processos de negócios, a estrutura classificativa hierárquica foi atribuída a três níveis, aonde: o 1º e 2º níveis representam as funções e subfunções da administração pública (MEF), e o 3º nível os processos de negócio (Plano de Classificação) é baseado nas funções dos documentos recebidos e produzidos em toda a esfera, sem a diferença entre atividade-meio e atividade-fim dos órgãos, já que para uma instituição o que é atividade-meio pode ser a atividade-fim de outra. Isso faz com que o MEF seja mais interoperável, pois o código de classificação é compatível a todos. Por sua vez, O plano de classificação de Madri apresenta a classificação hierárquica, multinível baseada nos órgãos, nas funções e nos assuntos, podendo ser classificado de orgânico-funcional e temático. Assim, diferentemente do MEF, o plano de Madri contraria a questão da interoperabilidade quando abre a possibilidade para que cada órgão adapte o modelo às suas necessidades e, não classifica a partir das grandes funções e sim, a partir das séries documentais, onde é possível classificar um documento em mais de um código.
Então, logo aqui em baixo, classificamos o kit do MCEbyte, para podermos observar estas diferenças.
Plano de Classificação proposto por Madrid 

Tabela de Preços
1- TIPO DOCUMENTAL
     DENOMINCAÇÃO: Tabela de Preços 
     DEFINIÇÃO: Divulgação dos preços praticados pela empresa MCE BYTE (com as devidas deduções      fiscais e trabalhistas) relativos ao serviços de Viagens Virtuais à Casa impossível, Pátio impossível,        Paisagem lunar e Torre do abismo.
     CÓDIGO: 051.11
     CARACTERES EXTERNOS:
        CLASSE: Orçamento e finanças
        SUPORTE: Papel A4
        FORMATO: Folha Avulsa
        FORMA: Original
        IDIOMA: Português
        LETRA (DOCUMENTO?): Planilha 
2- INSTITUIÇÃO PRODUTORA: MCEbyte
3- LEGISLAÇÃO: Resolução nº14 de 2001 do CONARQ
4- TRÂMITE: Serviços Administrativos e Financeiros
5- DOCUMENTOS QUE COMPÕEM O ARQUIVO: Planilhas de tabelas de preços
6- ORDENAÇÃO DA SÉRIE: Cronológica
7- CONTEÚDO
• PESSOAS: MCEByte
• LUGARES: Rua Maurits Cornelis,1989
• DATA: 1996-1999
• ASSUNTO: Divulgação de preços de viagens virtuais.
8- VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA: 2 anos
9- DESTINAÇÃO: Eliminação
10- ACESSO: Ostensivo

Folder
1- TIPO DOCUMENTAL
    DENOMINCAÇÃO: Folder 
    DEFINIÇÃO: Divulgação de informações publicitárias sobre a empresa e os serviços que MCEbyte oferece.
    CÓDIGO: 012.3 
    CARACTERES EXTERNOS:
        CLASSE: Administração Geral
         SUPORTE: Papel A4
         FORMATO: Folha Avulsa
         FORMA: Original
         IDIOMA: Português
         LETRA: Figura 
2- INSTITUIÇÃO PRODUTORA: MCEbyte
3- LEGISLAÇÃO: Resolução nº14 de 2001 do CONARQ
4- TRÂMITE: Serviços Administrativos e Comunicação
5- DOCUMENTOS QUE COMPÕEM O ARQUIVO: Folders de divulgação de viagens virtuais.
6- ORDENAÇÃO DA SÉRIE: -
7- CONTEÚDO
• PESSOAS: MCEByte
• LUGARES: Rua Maurits Cornelis,1989
• DATA: -
• ASSUNTO: Divulgação de viagens virtuais.
8- VIGÊNCIA ADMINISTRATIVA: 4 anos.
9- DESTINAÇÃO: 10 anos, na fase intermediária. Guarda permanente
10- ACESSO: Ostensivo

Nota fiscal 
1. Tipo documental:
      DENOMINAÇÃO: Nota fiscal 
      DEFINIÇÃO: documento fiscal que comprova a compra e venda dos produtos ou servoços oferecidos pela MCEByte.
      CÓDIGO: 052.21 
      CARACTERES EXTERNOS:
         CLASSE: Administração Geral
         SUPORTE: Papel A4
         FORMATO: Folha Avulsa
         FORMA: 2² via
         IDIOMA: Português
         LETRA: Figura 
2. Organismo produtor: MCEbyte
3. Legislação: 
4. Trâmite: Gestão de Finanças
5. Função: Financeira
6. Valores e Prazos: valor primário em fase corrente e intermediário
7. Utilização: Documento utilizado para fins de prova, controle, garantia...
8. Nº de exemplares: o exemplar é emitido quando efetuada a compra do produto pelo cliente, ou seja, indeterminado.
9. Lugar onde se conserva: Arquivo corrente
10. Informações coletadas do documento total ou parcialmente: logomarca, endereço, discriminação da compra com data e preço, nome do interessado, endereço do interessado.
11. Acessos e prazos: Ostensivos
12. Crescimento anual: Alto
13. Observações: Não há.

Ficha Funcional 
1. Tipo documental: Ficha Funcional de empregados da MCEbyte
2. Organismo produtor: MCEbyte
3. Legislação: Resolução nº14 de 2001 do CONARQ
4. Trâmite: Departamento Pessoal, RH e em alguns casos pode haver solicitação do próprio empregado para diversos fins.
5. Função: Administrativa
6. Valores e Prazos: Valor primário em fase intermediária.
7. Utilização: Comprovar o vínculo entre trabalhador e empresa, fornecer dados pessoais do empregado, fornecer informações sobre o histórico trabalhista dentro da organização e observações diversas.
8. Nº de exemplares: vária de acordo com o número de funcionários, na caso da MCEbyte são quatro exemplares.
9. Lugar onde se conserva: Arquivo intermediário.
10. Informações coletadas do documento total ou parcialmente: nome, endereço, número de registro, data de nascimento, telefone, estado civil, quantidade de filhos, número da carteira de trabalho, número do CIC, número do RG, dados bancários e o histórico dentro da empresa. 
11. Acessos: acesso permitido apenas às áreas que envolvem o departamento pessoal e em alguns casos pode ser acessado pelo empregado.
12. Crescimento anual: não se aplica.
13. Observações: não se aplica.

Pedido

1. Tipo documental: Pedidos de viagens virtuais dos clientes da MCEByte
2. Organismo produtor: MCEbyte
3. Legislação: Resolução nº14 de 2001 do CONARQ
4. Trâmite: Departamento Pessoal, RH e em alguns casos pode haver solicitação do próprio cliente para diversos fins.
5. Função: Administrativa
6. Valores e Prazos: Valor primário em fase intermediária.
7. Utilização: Provar o pedido do cliente de acordo com o tipo de serviço solicitado e, também, das informações pessoais do mesmo. 
8. Nº de exemplares: quatro exemplares.
9. Lugar onde se conserva: Arquivo intermediário.
10. Informações coletadas do documento total ou parcialmente: . 
11. Acesso: ostensivo. 
12. Crescimento anual: não se aplica.
13. Observações: não se aplica.

Imagens virtuais

1. Tipo documental: Imagens de viagens virtuais
     Código: AF (Área-fim)
2. Organismo produtor: MCEbyte
3. Legislação: Resolução nº14 de 2001 do CONARQ
4. Trâmite: Departamento de vendas e compras.
5. Função: de Pro
6. Valores e Prazos: Valor secundário e fase permanente.
7. Utilização: Provar e mostrar exemplos de viagens virtuais disponíveis pela empresa 
8. Nº de exemplares: quatro exemplares
9. Lugar onde se conserva: Arquivo permanente.
10. Informações coletadas do documento total ou parcialmente: não se aplica
11. Acesso: ostensivo. 
12. Crescimento anual: não se aplica.
13. Observações: não se aplica.'


Plano de Classificação de acordo com o MEF

1. Macroestrutura Funcional - MEF
(classes de 1.º e 2.º níveis)

150.20 Folder e pedidos - Execução de atividade da comunicação instucional
250.20 Ficha funcional/ Folha de ponto - Gestão de Relações individuais de trabalho

350 Tabela de preço - administração Financeira
350.30 Notas Fiscais - Aquisição, Venda, Abate ou Permuta

2. Cuadro de classificación de Fondos de archivos municipales

Folder - 01.00.00 GOBIERNO (SC)

01.02.03 Comunicación e Imagen [MEF 900 DINAMIZAÇÃO E COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL/ 900.20 EX-ECUÇÃO DE ATIVIDADES DE COMUNICAÇÃO INSTITUCIONAL]

Ficha Funcional - 02.00.00 ADMINISTRACIÓN (SC)

02.08.06 Formación [MEF 750.20 GESTÃO FORMATIVA E CURRICULAR] 

Nota Fiscal / Pedidos / Tabela de preços - 04.00.00 HACIENDA (SC) / 04.02.00 INTERVENCIÓN [MEF 350 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA] / 04.04.00 TESORERÍA [MEF 350.30 GESTÃO DE TESOURARIA]

Respondendo MEF

"Quais são os princípios necessários para a identificação de processos de negócio?"


Pergunta feita pelos grupos: Arquivo, cinema e diplomática e CSI Arquivo.


Resposta:

Um processo de negócio é uma ordem específica de atividades que ocorrem ao longo do tempo e em lugares determinados, com um início e um fim e entradas e resultados identificados, uma estrutura para a ação. A identificação do processo de negócio em cada organismo foi necessária. Dentro disso, a identificação de processos de negócio implicou a adoção de alguns princípios, são eles:

• Interoperabilidade (existência de comunicação entre sistemas);
• Transversalidade (existência de relações de reciprocidade);
• Granularidade (extensão de subdivisão de um sistema em partes mais pequenas);
• Completude (apresentação de modo completo);
• Exogeneidade (existência de cadeias de valor suprainstitucionais ou exosistémicas); e
• Respeito pela Função (dependência hierárquica do processo de negócio às classes de 1.º e 2.º níveis);

CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO - II

O plano de classificação é um instrumento de suma importância para uma gestão eficiente de informação. Para isso, ao se criar um plano, deve-se considerar o critério funcional, porque cada instituição apresenta uma estrutura orgânica ímpar.

Um plano de classificação deve possuir uma estrutura hierárquica da insticuição, normalmente dividido em três níveis. Assim, o plano de classificação é funcional, refletindo as funções da organização. Segundo Schellenberg, três elementos contribuem no processo de classificação: as ações, funções e atividades dos documentos; a estrutura orgânica que produz os documentos; os assuntos de que tratam. A partir dessas definições outros autores tentam dar uma definição mais completa para a atividade de classificação.

A globalização, a permuta e a reutilização da informação tornam necessário um plano de classificação comum aos diversos organismos da administração pública, central, regional ou local. Para isso, é necessário levar em consideração o critério funcional, já que a estrutura de cada organização é singular. Assim, a classificação tem por objetivo identificar e agrupar os documentos e a informação de âmbito arquivístico em classes e/ou categorias de acordo com a estrutura funcional e respectivas subfunções ou atividades das entidades produtoras.

Uma das dificuldades encontradas com a aplicação da classificação funcional é a distribuição clara entre órgãos/unidades administrativas e funções com base na especialização funcional. Porém, ainda é o critério mais estável, é objetivo e orgânico, e é o critério que melhor respeita o princípio de respeito aos fundos.

O plano de classificação de Portugal desenvolveu-se com a Macroestrutura Funcional, que é uma representação das funções e subfunções desempenhadas pelos distintos organismos, com o objeto de apoiar a elaboração de planos de classificação funcionais. As principais diferenças entre a classificação pelo MEF e as tradicionais é que a MEF não utiliza a distinção entre atividades-meio e atividades-fim, separação feita pela classificação tradicional. Isso acontece porque as atividades-meio de uma entidade são as atividades-fim de outra, não há padronização. A MEF definiu um esquema de classificação de primeiro e segundo níveis para toda a administração pública.

Processo de negócio é o conjunto de atos ou ações que uma ou mais organizações desenvolvem com o objetivo de produzir valor para os clientes. Os requisitos para a identificação dos processos de negócios são: interoperabilidade (comunicação entre os sistemas; transversalidade (existência de relações de reciprocidade); granularidade (extensão de subdivisão de uma sistema em parte pequenas); completude (apresentação de modo completo); exogeneidade (existência cadeis de valor suprainstitucionais ou exosisteêmicas); Respeito pela função (dependência hierárquica do processo de negócio às classes).

As vantagens para a organização que utilizam a macroestrutura funcional e os planos de classificação são: a produção e utilização de um único instrumento de classificação da informação, permitindo economia recursos; a disponibilização de um plano de classificação funcional normalizado; a facilidade na elaboração de outros instrumentos de gestão de documentos; simplifica os procedimentos de avaliação e seleção dos arquivos; facilita a integração de sistemas de arquivo; auxilia o desenvolvimento de projetos de reengenharia; melhora a eficácia e a eficiência da administração local; agiliza a mobilidade interna e externa de recursos; facilita e antecipa a tomada de decisões.

II Oficina de Diplomática e Tipologia Documental

Olá Militantes!

Como deixamos no convite, presente aqui em nosso blog, as oficinas ocorreram no dia 08/11 e foi uma experiência muito interessante. Como sempre afirmou nosso querido professor Andre, "A melhor forma de aprender é ensinando, principalmente, para aqueles que são considerados leigos no assuntos que você está explicando" e, realmente ele tinha razão. 

Antes de tudo, queremos parabenizar todos os nossos colegas pelo excelente trabalho, pois todos se empenharam e trabalharam divinamente bem. Porém, quem não foi ao nosso stand, perdeu a oportunidade de saber um pouquinho mais sobre o período da Ditadura na UnB e de tirar uma fotinha com a cara do Honestino Guimarães. E assim, está ai o nosso brinde para todos aqueles que tiveram a curiosidade de nos visitar.

Até a próxima. 

Convite!