CLASSIFICAÇÃO DA INFORMAÇÃO - II

O plano de classificação é um instrumento de suma importância para uma gestão eficiente de informação. Para isso, ao se criar um plano, deve-se considerar o critério funcional, porque cada instituição apresenta uma estrutura orgânica ímpar.

Um plano de classificação deve possuir uma estrutura hierárquica da insticuição, normalmente dividido em três níveis. Assim, o plano de classificação é funcional, refletindo as funções da organização. Segundo Schellenberg, três elementos contribuem no processo de classificação: as ações, funções e atividades dos documentos; a estrutura orgânica que produz os documentos; os assuntos de que tratam. A partir dessas definições outros autores tentam dar uma definição mais completa para a atividade de classificação.

A globalização, a permuta e a reutilização da informação tornam necessário um plano de classificação comum aos diversos organismos da administração pública, central, regional ou local. Para isso, é necessário levar em consideração o critério funcional, já que a estrutura de cada organização é singular. Assim, a classificação tem por objetivo identificar e agrupar os documentos e a informação de âmbito arquivístico em classes e/ou categorias de acordo com a estrutura funcional e respectivas subfunções ou atividades das entidades produtoras.

Uma das dificuldades encontradas com a aplicação da classificação funcional é a distribuição clara entre órgãos/unidades administrativas e funções com base na especialização funcional. Porém, ainda é o critério mais estável, é objetivo e orgânico, e é o critério que melhor respeita o princípio de respeito aos fundos.

O plano de classificação de Portugal desenvolveu-se com a Macroestrutura Funcional, que é uma representação das funções e subfunções desempenhadas pelos distintos organismos, com o objeto de apoiar a elaboração de planos de classificação funcionais. As principais diferenças entre a classificação pelo MEF e as tradicionais é que a MEF não utiliza a distinção entre atividades-meio e atividades-fim, separação feita pela classificação tradicional. Isso acontece porque as atividades-meio de uma entidade são as atividades-fim de outra, não há padronização. A MEF definiu um esquema de classificação de primeiro e segundo níveis para toda a administração pública.

Processo de negócio é o conjunto de atos ou ações que uma ou mais organizações desenvolvem com o objetivo de produzir valor para os clientes. Os requisitos para a identificação dos processos de negócios são: interoperabilidade (comunicação entre os sistemas; transversalidade (existência de relações de reciprocidade); granularidade (extensão de subdivisão de uma sistema em parte pequenas); completude (apresentação de modo completo); exogeneidade (existência cadeis de valor suprainstitucionais ou exosisteêmicas); Respeito pela função (dependência hierárquica do processo de negócio às classes).

As vantagens para a organização que utilizam a macroestrutura funcional e os planos de classificação são: a produção e utilização de um único instrumento de classificação da informação, permitindo economia recursos; a disponibilização de um plano de classificação funcional normalizado; a facilidade na elaboração de outros instrumentos de gestão de documentos; simplifica os procedimentos de avaliação e seleção dos arquivos; facilita a integração de sistemas de arquivo; auxilia o desenvolvimento de projetos de reengenharia; melhora a eficácia e a eficiência da administração local; agiliza a mobilidade interna e externa de recursos; facilita e antecipa a tomada de decisões.